E-Defter ve Ticari Defterlerin Elektronik Ortama Taşınma Zorunluluğu Kimleri Kapsıyor?

Ticaret Bakanlığı ve Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan yeni düzenleme, aşağıdaki şirketler için ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasını zorunlu kılmaktadır:

01.2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilen şirketler
Bankalar, finansal kiralama, faktoring, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri
Sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büroları, umumi mağazacılık faaliyetinde bulunan şirketler
Bağımsız denetim, gözetim şirketleri, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri ve ürün ihtisas borsaları
Teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, serbest bölge kurucusu ve işletici şirketler
Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi olan şirketler

Bu kapsama giren şirketlerin pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterleri elektronik ortamda tutulmak zorundadır.

Elektronik Ortama Geçiş Süreci ve Uygulama Detayları

Elektronik defter nedir ve neden gereklidir? Elektronik defter, ticari kayıtların güvenli bir şekilde dijital ortamda tutulmasını sağlayan bir sistemdir. Bu sistem, veri kaybını önler, denetim süreçlerini hızlandırır ve kağıt kullanımını azaltarak çevresel sürdürülebilirliğe katkı sağlar.

Şirketler elektronik deftere nasıl geçecek? Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması süreci, Ticaret Bakanlığı tarafından geliştirilen Elektronik Defter Sistemi üzerinden yönetilecektir. Şirketler, yetkili kişiler aracılığıyla sisteme erişim sağlayacak ve gerekli ticari kayıtlarını güvenli bir şekilde muhafaza edecektir.

Yeni kurulan şirketlerin ticaret siciline tescil işlemleri tamamlandıktan sonra, ticari defterleri eşzamanlı olarak elektronik sistemde aktif hale getirilecektir.
Halihazırda fiziki ortamda defter tutan ve elektronik sisteme geçmek isteyen şirketler, Tebliğ’in Ek-1’inde belirtilen karar örneği ile notere başvuruda bulunarak geçiş sürecini başlatmalıdır. Noter tarafından fiziki defterin kapanışı onaylanarak ilgili şerh düşülecek, ardından elektronik defter süreci aktif hale getirilecektir.

Sisteme geçiş yaptıktan sonra fiziki deftere dönüş mümkün mü? Hayır, elektronik defter sistemine geçiş yapan şirketler, tekrar fiziki deftere dönüş yapamazlar. Bu nedenle, geçiş sürecinin dikkatle planlanması gerekmektedir.

Elektronik defter nasıl saklanacak ve denetlenecek? Elektronik ortamda tutulacak defterler, elektronik imza veya mali mühür ile güvence altına alınacak ve yetkili mercilerce talep edildiğinde ibraz edilmek üzere saklanacaktır.

Uyumluluk Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler ve Cezai Yaptırımlar

Uyum sürecinde nelere dikkat edilmeli?

Şirketlerin sistem altyapısını önceden hazırlaması gerekmektedir.
Yetkili kullanıcılar belirlenmeli ve sistemin doğru işletilmesi sağlanmalıdır.
Elektronik defterlerin düzenli olarak saklanması ve denetim için erişime açık olması gerekmektedir.

Uyum sağlamayan şirketleri hangi cezalar bekliyor? Yeni düzenlemeye geçiş yapan şirketlerin fiziki deftere dönüş yapmaları mümkün olmayacaktır. Düzenlemeye uymayan şirketler, Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer mevzuat çerçevesinde idari para cezalarıyla karşılaşacaktır.

Sonuç ve Öneriler

Yeni Tebliğ ile belirli sektörlerde faaliyet gösteren şirketler için ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması zorunlu hale getirilmiştir. Kapsama giren şirketlerin, 1 Temmuz 2025’e kadar gerekli altyapılarını oluşturarak geçiş sürecini tamamlamaları gerekmektedir. Şirket yönetimlerinin ve ilgili departmanların, yasal uyumluluğu sağlamak adına süreci titizlikle yönetmeleri büyük önem taşımaktadır.